Fiche technique visas
"comment aider des gens à obtenir un visa pour venir dans ton pays"
Dans cette fiche je parlerai du cas français, que je connais, sachant qu'il doit y avoir des points communs et des différences, selon les pays.
Remarque préliminaires importantes : du temps et du matos
Pour obtenir un visa, ça peut prendre du temps, il faut donc s'y prendre vraiment à l'avance. Si c'est pour des rencontres qui vont accueillir de nombreuses personnes de pays variés, s'y prendre encore plus à l'avance. Quand vous organisez un évènement "international", pensez bien, lorsque vous calez les dates, que le temps que les gens reçoivent l'invitation, se décident à venir, trouvent un moyen de venir, se manifestent à vous pour demander de l'aide pour un visa... ça fait beaucoup de temps en plus. Ensuite, les gens peuvent attendre des semaines pour obtenir un rendez-vous et un visa, surtout en été, mais ça dépend des pays. De plus, si vous devez vous occuper de plusieurs visas pour un évènement, il faut bien penser que c'est un assez gros boulot plein de rebondissements, qu'il faut que la personne qui fasse ça soit très disponible pendant les semaines concernées, car il y a souvent des choses à faire dans l'urgence. Pensez aussi que les échanges se feront peut-être dans une langue étrangère pas parfaitement maîtrisée par chacun-e des interlocuteurs-ices.
Par ailleurs, il faut prévoir du matériel de communication pour envoyer des e-mails, des fax et passer des coups de téléphone à l'étranger. Si on a du matos disponible sous la main et qui fonctionne bien, c'est tout de suite beaucoup plus facile... Sinon, passez vos fax depuis les magasins de téléphone/fax, et cyber cafés, beaucoup moins chers et plus efficaces que la Poste. Prévoyez que ça va vous coûter du pognon.
LA LETTRE D'INVITATION
Selon le pays où elles vivent et leur nationalité, les personnes qui veulent venir en France doivent demander un visa à l'ambassade de France de leur pays. Un visa touristique dure trois mois. Pour obtenir un visa, la plupart d'entre elles doivent prouver qu'elles auront les moyens de manger, dormir, et de rentrer chez elle ensuite. Et ouais, c'est sympa. Un des moyens d'obtenir un visa est d'être invité/e par une association.
Vous devez donc faire partie d'une association qui va inviter ces personnes. Vous pouvez être simplement membre de l'association (coordinateur/ice ou programmateur/ice d'un congrès, etc.), et ça semblera peut-être plus logique aux employé-e-s des ambassades que ce soit carrément un/e des membres du bureau qui s'occupe des invitations. Cette association doit être une vraie association déclarée en préfecture, il semblerait que certaines ambassades se renseignent parfois auprès des préfectures pour savoir si l'asso existe vraiment. Par contre, même si ce serait plus facile, pas besoin d'avoir une énorme asso, riche, reconnue, hyper institutionnelle, etc. Une association à l'air sérieux suffit. Vous devez adresser une belle lettre à l'ambassade de France du pays de votre invité-e. C'est sur cette lettre que beaucoup se joue. Sortez le papier à en-tête qui fait sérieux. Mettez-y les formes.
La lettre doit :
- présenter brièvement l'association et la raison pour laquelle vous invitez telle personne (rencontres culturelles, congrès, ateliers de formation, échanges artistiques, etc.),
- les dates précises pendant lesquelles cette personne est invitée,
les coordonnées de la personne : nom, prénom, date, ville et pays de naissance, numéro et date de délivrance et de fin de validité de son passeport, et adresse de résidence actuelle,
- préciser que les frais d'hébergement, de nourriture et de déplacement de votre invité-e seront pris en compte par votre association, et que l'association ou un/e de ses membres hébergera votre invité-e.
- renseignez-vous auprès de votre invité-e : si elle n'a pas elle même contracté une assurance pour ce voyage (ce qui peut lui être imposé), vous devez préciser que vous couvrirez aussi ses frais médicaux éventuels,
comporter un coup de tampon (original, pas photocopié) de votre association
comporter la signature originale du membre de l'asso qui fait l'invitation
- si possible, inscrivez un contact pour votre joindre facilement : quelques employé-e-s d'ambassade "sympas" vous contacterons directement s'il y a un soucis ou des questions. Les autres diront à votre invité-e qu'ille n'a plus qu'à redemander les bons papiers stipulant les bons renseignements et à tout recommencer.
(Vous trouverez un exemple de lettre ci-après. )
Attention, s'il manque des trucs sur l'invitation, il faut parfois tout recommencer.
Dans certains cas, l'ambassade ou votre invité-e peut demander, en plus, une lettre précisant et motivant les raisons de l'invitation.
ENVOYER L'INVITATION, ET SUIVRE À DISTANCE LA DÉLIVRANCE DU VISA
Dans la plupart des cas, les ambassades exigent d'obtenir un original de la lettre. Le mieux est de l'envoyer directement à votre invité-e par la Poste, accompagné d'une photocopie. Attention, selon le pays, ça peut prendre du temps, et parfois ça se perd ! Il vaut probablement mieux envoyer la lettre en recommandé, même si c'est un peu cher, voire avec accusé de réception, mais ça l'est encore plus. Ne rêvez pas : les Chronopost ou envois par compagnies comme DHL ou UPS coûtent très cher. Mieux vaut donc s'y prendre bien à l'avance. En même temps, envoyez une copie de la lettre par fax à l'ambassade.
Les contacts e-mails des ambassades ne fonctionnent parfois pas, ou mal. De toutes façons illes n'ont pas l'air d'apprécier les e-mails.
Le mieux est de téléphoner à l'ambassade pour demander si le fax leur est bien arrivé, leur demander quand sera traitée la demande, leur signifier que c'est un peu pressé et très important pour votre association, etc. Si les employé-e-s ont un contact avec vous, ça peut faire avancer l'affaire. Faites attention : les horaires pour téléphoner aux ambassades sont parfois très courts, et renseignez-vous sur le décalage horaire. Il est parfois très difficile de joindre les ambassades, voire complètement impossible, alors bonne chance. Gardez précieusement une copie de la lettre, et toutes traces de quand vous avez envoyé quel document, quand il est arrivé à l'ambassade, quand il est arrivé à votre invité-e, car si vous traitez plusieurs demandes en même temps vous risquez de vite vous perdre.
Restez en contact avec votre invité-e, n'oubliez pas que si vous vivez en France, c'est probablement beaucoup plus accessible pour vous de téléphoner ou envoyer des e-mails.
Vous trouverez les contacts de toutes les ambassades de france sur le site www.diplomatie.gouv.fr Et vous trouverez des infos sur les démarches pour obtenir un visa selon le pays de l'invité-e ici : www.diplomatie.gouv.fr/venir/visas
**************************************************************************************************
EXEMPLE DE LETTRE D'INVITATION :
(joli en-tête de l'association, logos, bordure...)
Association Trucmuche adresse complète téléphone
A l'attention de Monsieur ou Madame l'Ambassadeur, (ou du Bureau des visas). Ambassade de France Adresse complète
Dijon, le 29.07.2006,
Madame, Monsieur,
L'association Trucmuche invite :
Mademoiselle Samira LINVITÉE, née le ... à Bejaïa, Algérie, titulaire du passeport n° ... (délivré le .... et valable jusqu'au ...), et résidant à (adresse complète),
à participer au premier congrès annuel organisé par l'association : présentation de projets culturels et artistiques, rencontres et échanges multiculturels (ajouter des thèmes ou des précisions si vous voulez).
Nous invitons Mademoiselle Samira LINVITÉE, en tant que membre de l'association culturelle Bidule (ou "pour nous présenter une exposition de photographie", ou "un projet de spectacle en collaboration avec des artistes français", etc.). Elle nous aidera en outre à la préparation du congrès, et restera ensuite pour continuer à développer un projet qui doit être mis en place pendant le congrès.
La durée de sa présence en France sera du 18 août au 18 octobre inclus, soit 60 jours.
L'association Trucmuche s'engage à prendre les frais d'hébergement, de nourriture et de déplacement, (ainsi que tous les frais médicaux éventuels) pendant la durée du séjour. Par ailleurs, l'association étant dotée d'une structure d'hébergement, celle-ci sera assurée par nos soins.
Pour l'association Trucmuche, Elmira LINVITEUSE, secrétaire.
(tampon et signature)